Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Pflicht, Gesetz und Regeln

Ist die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz Pflicht?

Ja. Artikel 46 ArG verpflichtet jeden Arbeitgeber, Verzeichnisse und Unterlagen zu führen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes nötigen Angaben hervorgehen. Artikel 73 ArGV 1 legt fest, welche Angaben das sind, darunter die geleistete Arbeitszeit. Die Pflicht gilt unabhängig von der Grösse des Betriebs, also auch für KMU mit wenigen Mitarbeitenden. Sie gilt ebenso für Teilzeitangestellte, für Mitarbeitende im Homeoffice und für Modelle wie Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit. Die Einhaltung kontrolliert das kantonale Arbeitsinspektorat.

Wer von der Erfassungspflicht ausgenommen ist

Die Pflicht gilt für alle Mitarbeitenden, die dem Arbeitsgesetz unterstellt sind. Ausgenommen sind nur bestimmte Betriebe und Personengruppen, unter anderem:

• Höhere leitende Angestellte mit echter Entscheidungsbefugnis über wichtige Angelegenheiten des Betriebs (Art. 3 lit. d ArG). Ein Kadertitel allein genügt nicht.
• Personen mit einer wissenschaftlichen oder selbständigen künstlerischen Tätigkeit (Art. 3 lit. d ArG).
• Verwaltungen von Bund, Kantonen und Gemeinden, landwirtschaftliche Betriebe und private Haushalte (Art. 2 ArG), für die teils eigene Regeln gelten.
• Familienbetriebe, in denen nur der Ehepartner und nahe Verwandte des Inhabers arbeiten (Art. 4 ArG).
• Selbständige und Freelancer, weil sie keine Arbeitnehmenden sind. Für sie lohnt sich die Zeiterfassung trotzdem, etwa für die Rechnungsstellung.

Was eine vollständige Zeiterfassung enthalten muss

Bei der systematischen Erfassung nach Artikel 73 ArGV 1 müssen die Unterlagen so vollständig sein, dass eine Kontrolle möglich ist. In der Praxis müssen daraus folgende Angaben hervorgehen:

• Personalien der Mitarbeitenden, die Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austrittsdatum.
• Beginn und Ende jeder Arbeitsphase sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr.
• Die täglich und wöchentlich geleistete Arbeitszeit, einschliesslich Überzeit und Ausgleichsarbeit.
• Die gewährten Ruhetage und allfällige Ersatzruhetage.
• Gesetzlich geschuldete Lohn- oder Zeitzuschläge, zum Beispiel für Nacht- oder Sonntagsarbeit.

Drei Modelle: vollständig, vereinfacht oder Verzicht

Das Gesetz kennt drei Formen. Standard ist die vollständige, systematische Erfassung nach Artikel 73 ArGV 1. Wer einen namhaften Teil seiner Arbeitszeit selber festlegen kann, darf eine vereinfachte Erfassung vereinbaren, bei der nur die tägliche Arbeitszeit festgehalten wird (Art. 73b ArGV 1). Ein vollständiger Verzicht, oft Vertrauensarbeitszeit genannt, ist nur unter strengen Bedingungen erlaubt, unter anderem mit Gesamtarbeitsvertrag und einem Jahreseinkommen über 120'000 Franken (Art. 73a ArGV 1). Die Details erklären wir im Ratgeber zur Vertrauensarbeitszeit.

Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre

Die Verzeichnisse und Unterlagen zur Arbeitszeit müssen nach Artikel 73 Absatz 2 ArGV 1 mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt werden. Das kantonale Arbeitsinspektorat kann bei einer Kontrolle Einsicht verlangen. Die Daten müssen deshalb während der ganzen Frist vollständig, lesbar und auffindbar bleiben, auch wenn eine Person den Betrieb längst verlassen hat.

Höchstarbeitszeit, Überzeit und Überstunden

Die Zeiterfassung dient vor allem dazu, die Grenzen des Arbeitsgesetzes nachzuweisen. Dabei werden Überstunden und Überzeit oft verwechselt:

• Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Mitarbeitende in industriellen Betrieben, für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie für das Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels. Für alle übrigen gilt eine Höchstarbeitszeit von 50 Stunden (Art. 9 ArG).
• Überstunden sind die Stunden über der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit bis zur gesetzlichen Höchstarbeitszeit. Sie sind im Obligationenrecht geregelt (Art. 321c OR) und werden mit Freizeit kompensiert oder mit 25 Prozent Zuschlag ausbezahlt, sofern schriftlich nichts anderes vereinbart ist.
• Überzeit ist die Arbeit über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit. Sie ist auf 2 Stunden pro Tag begrenzt und auf 170 Stunden pro Jahr bei einer Höchstarbeitszeit von 45 Stunden beziehungsweise 140 Stunden pro Jahr bei 50 Stunden (Art. 12 ArG).
• Für Überzeit schuldet der Arbeitgeber einen Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent, sofern sie nicht im Einverständnis mit der Person durch Freizeit ausgeglichen wird. Für Büropersonal sowie technische und andere Angestellte gilt der Zuschlag erst für Überzeit über 60 Stunden pro Kalenderjahr (Art. 13 ArG).

Pausen, Ruhezeit, Nacht- und Sonntagsarbeit

Auch Pausen und Ruhezeiten lassen sich nur mit einer sauberen Zeiterfassung belegen. Die wichtigsten Regeln:

• Pausen sind Pflicht: mindestens 15 Minuten bei mehr als 5,5 Stunden Arbeit, 30 Minuten bei mehr als 7 Stunden und 1 Stunde bei mehr als 9 Stunden (Art. 15 ArG).
• Dürfen Mitarbeitende den Arbeitsplatz während der Pause nicht verlassen, gilt die Pause als Arbeitszeit.
• Die tägliche Ruhezeit beträgt mindestens 11 aufeinanderfolgende Stunden (Art. 15a ArG).
• Tages- und Abendarbeit liegt zwischen 6 und 23 Uhr. Nachtarbeit zwischen 23 und 6 Uhr sowie Sonntagsarbeit sind grundsätzlich verboten und brauchen eine Bewilligung (Art. 10, 16 ff. und 18 ff. ArG).

Darf der Arbeitgeber die Zeiterfassung korrigieren?

Fehler kommen vor, etwa ein vergessenes Ausstempeln. Offensichtliche Fehler dürfen berichtigt werden, das sollte aber transparent geschehen: mit einer Begründung, nachvollziehbar protokolliert und idealerweise mit Bestätigung der betroffenen Person. Werden Zeiten nachträglich gekürzt, um Überstunden oder Überzeit verschwinden zu lassen, stimmen die Unterlagen nicht mehr, und genau das soll die Erfassungspflicht verhindern. Mitarbeitende sollten ihre erfassten Zeiten deshalb jederzeit einsehen können.

Jahresarbeitszeit, Gleitzeit und Homeoffice

Flexible Modelle sind erlaubt, entbinden aber nicht von der Erfassung. Bei Jahresarbeitszeit und Gleitzeit wird die Arbeitszeit genauso erfasst wie bei festen Arbeitszeiten, nur der Ausgleich erfolgt über einen längeren Zeitraum. Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten gelten weiterhin. Auch im Homeoffice muss die Arbeitszeit erfasst werden, am einfachsten digital mit dem Handy oder im Browser.

Was bei fehlender Zeiterfassung droht

Das kantonale Arbeitsinspektorat kann Kontrollen durchführen und den Betrieb auffordern, fehlende oder unvollständige Unterlagen nachzuliefern. Wer die Vorschriften über Arbeits- und Ruhezeiten verletzt, kann nach den Strafbestimmungen des Arbeitsgesetzes bestraft werden (Art. 59 ff. ArG), und ohne Zeiterfassung lässt sich kaum belegen, dass diese Vorschriften eingehalten wurden. Im Streit um Überstunden kann eine fehlende Zeiterfassung zudem zulasten des Arbeitgebers gehen, weil Gerichte den Mitarbeitenden den Nachweis dann erleichtern können.

Papier, Excel oder App?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Stundenzettel auf Papier und Excel-Listen sind erlaubt, solange sie vollständig sind und eine Kontrolle ermöglichen. In der Praxis sind sie aber fehleranfällig: Zeiten werden aus dem Gedächtnis nachgetragen, Pausen fehlen, und Saldi müssen von Hand gerechnet werden. Eine digitale Zeiterfassung wie Zytbox hält Beginn, Ende und Pausen beim Ein- und Ausstempeln fest, rechnet Saldi automatisch und bewahrt die Daten geordnet auf.

Wie Zytbox bei der Einhaltung hilft

Zytbox ist auf diese Schweizer Regeln ausgelegt, sodass die Einhaltung zum Normalfall wird und keine Zusatzarbeit bedeutet.

• Es erfasst Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags und summiert die täglichen und wöchentlichen Stunden automatisch.
• Es unterstützt die vollständige und die vereinfachte Erfassung, damit Sie das Modell pro Team wählen können.
• Es speichert Ihre Daten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und hält sie für eine Kontrolle bereit.
• Es weist frühzeitig auf Überzeit und Probleme bei den Ruhezeiten hin, bevor daraus Verstösse werden.
• Jede Änderung an einem Zeiteintrag wird protokolliert.

Dies ist keine Rechtsberatung

Dieser Leitfaden gibt einen verständlichen Überblick und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für verbindliche Angaben beachten Sie bitte die offiziellen Texte des Arbeitsgesetzes (ArG) und der Verordnung 1 (ArGV 1), oder wenden Sie sich an Ihr kantonales Arbeitsinspektorat oder das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO).