Datenschutz

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist Your Ultimate Workspace by Marco Jucker (nachfolgend "wir", "uns" oder "Zytbox"), Eigerstrasse 2, 3007 Bern, Schweiz. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter hello@yuw.ch.

2. Bearbeitete Personendaten

Wir erheben und bearbeiten die folgenden Kategorien von Personendaten:

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert)
Zeiterfassungsdaten: Zeiteinträge, Projekte, Aufgaben und Notizen, die Sie in Zytbox erfassen
Vertrags- und Zahlungsdaten: gewählter Abonnementplan, Rechnungsangaben und Zahlungsstatus (Kartendaten werden ausschliesslich bei unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet)
Nutzungsdaten: genutzte Funktionen, Einstellungen und Zeitstempel
Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp sowie Server-Protokolldaten

3. Mobile Apps

Die Zytbox Apps für iPhone und Android bearbeiten dieselben Daten wie die Webversion. Zusätzlich gilt:

Kamera: Die Kamera wird nur verwendet, um den QR-Code eines Zeiterfassungsterminals oder einen Kopplungscode zu scannen. Die Bilder werden auf Ihrem Gerät verarbeitet und weder gespeichert noch an uns übermittelt. Der Zugriff erfordert Ihre Erlaubnis, die Sie jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufen können.
NFC: Wenn Sie Ihr Telefon an einen Zytbox NFC-Tag halten, öffnet das Betriebssystem die App mit dem auf dem Tag gespeicherten Link. Die App übermittelt nur die in diesem Link enthaltenen Angaben, um Ihr Ein- oder Ausstempeln zu erfassen.
Anmeldung mit Apple oder Google: Wenn Sie diese Option wählen, erhalten wir von Apple oder Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Konto-Kennung. Apple und Google bearbeiten Ihre Anmeldung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.
Passkeys: Wenn Sie einen Passkey verwenden, wird auf unseren Servern nur ein öffentlicher Schlüssel gespeichert. Der private Schlüssel bleibt auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Passwortmanager.
Daten auf dem Gerät: Ihr Anmelde-Token wird im verschlüsselten Speicher des Betriebssystems abgelegt. Damit die App schneller startet, werden zuletzt geladene Daten auf dem Gerät zwischengespeichert. Beides wird beim Abmelden gelöscht.
Kein Tracking: Die Apps enthalten keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Daten aus den Apps geben wir nicht an Werbetreibende oder Datenhändler weiter.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Ihre Daten, um den Vertrag mit Ihnen zu erfüllen (Bereitstellung und Betrieb von Zytbox), um Zahlungen abzuwickeln und Abonnements zu verwalten, um transaktionale Nachrichten wie Rechnungen, Passwort-Resets und wichtige Service-Hinweise zu versenden, um den Dienst sicher zu betreiben, Störungen zu beheben und weiterzuentwickeln sowie um gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Soweit auf Nutzerinnen und Nutzer in der EU oder im EWR die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf unser berechtigtes Interesse am sicheren und verbesserten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), auf eine gesondert eingeholte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie auf gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Auftragsbearbeiter und Empfänger

Für den Betrieb von Zytbox setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Personendaten nur nach unseren Weisungen und auf Grundlage von Auftragsbearbeitungsverträgen bearbeiten. Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt. Im Einzelnen sind dies:

Hosting und Infrastruktur: Server und Datenspeicherung bei einem Anbieter innerhalb der EU beziehungsweise des EWR
Zahlungsabwicklung: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. und Stripe, Inc.) für die kostenpflichtigen Pläne
E-Mail-Versand: ein externer Dienstleister für den Versand transaktionaler E-Mails
Reichweitenmessung: die cookielose Reichweiten- und Ladezeitmessung unseres Hosting-Anbieters, in unserem Auftrag und nur mit aggregierten Daten. Eine allfällige Übermittlung in die USA stützt sich auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln
Reichweitenmessung: Google Analytics (Google Ireland Ltd.), nur sofern Sie eingewilligt haben

6. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Personendaten werden grundsätzlich auf Servern in der Schweiz oder im EWR bearbeitet. Im Rahmen der Zahlungsabwicklung über Stripe, beim E-Mail-Versand sowie bei den vorstehend genannten Diensten zur Reichweitenmessung können Daten in Länder ausserhalb der Schweiz und des EWR, namentlich in die USA, übermittelt werden. Erfolgt eine Bekanntgabe in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau, stellen wir mit vertraglichen Garantien (Standardvertragsklauseln) oder anderen nach Art. 16 f. DSG und Art. 44 ff. DSGVO zulässigen Grundlagen einen angemessenen Schutz sicher.

7. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Ihre Personendaten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv und dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nach Löschung Ihres Kontos werden Ihre Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Vorbehalten bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere die zehnjährige Aufbewahrung von Rechnungs- und Geschäftsunterlagen nach Art. 958f OR.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören die verschlüsselte Übertragung (TLS), die gehashte Speicherung von Passwörtern sowie eine restriktive Zugriffskontrolle.

9. Cookies

Für den Betrieb der Website verwenden wir technisch notwendige Cookies, etwa zur Sitzungsverwaltung und Authentifizierung. Diese sind für die Nutzung erforderlich. Zur Analyse und Verbesserung unseres Angebots setzen wir die cookielose Reichweiten- und Ladezeitmessung unseres Hosting-Anbieters ein, die in unserem Auftrag nur aggregierte Nutzungsstatistiken ohne Cookies und ohne Cross-Site-Tracking erhebt. Zusätzlich verwenden wir Google Analytics (Google Ireland Ltd.), jedoch ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Einwilligung. Dabei werden Cookies gesetzt und Daten können in die USA übertragen werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuss mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

10. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an hello@yuw.ch:

Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten (Art. 25 DSG)
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung
Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format (Datenportabilität)
Widerruf einer erteilten Einwilligung sowie Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen

11. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhenden Entscheidungen, die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, etwa bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen Hinweis in der App.

13. Kontakt und Aufsichtsbehörde

Für Fragen, Anliegen oder die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter hello@yuw.ch. Sie haben zudem das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde zu erheben, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch).