Saisie du temps de travail en Suisse : obligation, loi et règles

La saisie du temps de travail est-elle obligatoire en Suisse ?

Oui. L'article 46 LTr oblige tout employeur à tenir des registres et des documents contenant les indications nécessaires à l'exécution de la loi. L'article 73 OLT 1 précise ces indications, dont la durée du travail effectuée. L'obligation s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise, donc aussi aux PME qui ne comptent que quelques collaborateurs. Elle vaut également pour le personnel à temps partiel, pour le télétravail et pour les modèles comme l'horaire variable ou le temps de travail annualisé. Son respect est contrôlé par l'inspection cantonale du travail.

Qui est exempté de l'obligation de saisie

L'obligation s'applique à tous les collaborateurs soumis à la loi sur le travail. Seuls certains établissements et groupes de personnes en sont exemptés, notamment :

• Les personnes exerçant une fonction dirigeante élevée, avec un réel pouvoir de décision sur les affaires importantes de l'entreprise (art. 3, let. d, LTr). Un titre de cadre ne suffit pas.
• Les personnes exerçant une activité scientifique ou une activité artistique indépendante (art. 3, let. d, LTr).
• Les administrations fédérales, cantonales et communales, les exploitations agricoles et les ménages privés (art. 2 LTr), dont certains suivent leurs propres règles.
• Les entreprises familiales dans lesquelles ne travaillent que le conjoint et les proches parents du propriétaire (art. 4 LTr).
• Les indépendants et les freelances, car ils ne sont pas salariés. La saisie du temps leur est tout de même utile, par exemple pour la facturation.

Ce que doit contenir une saisie complète du temps

Dans le cas de la saisie systématique selon l'article 73 OLT 1, les documents doivent être suffisamment complets pour permettre un contrôle. En pratique, ils doivent faire ressortir les indications suivantes :

• Les données personnelles des collaborateurs, la nature de l'emploi ainsi que les dates d'entrée et de sortie.
• Le début et la fin de chaque phase de travail ainsi que des pauses d'une demi-heure et plus.
• La durée du travail effectuée chaque jour et chaque semaine, y compris le travail supplémentaire et le travail compensatoire.
• Les jours de repos accordés et les éventuels jours de repos compensatoires.
• Les suppléments de salaire ou de temps dus légalement, par exemple pour le travail de nuit ou du dimanche.

Trois modèles : saisie ordinaire, simplifiée ou renonciation

La loi connaît trois formes. La règle est la saisie ordinaire et systématique selon l'article 73 OLT 1. Les collaborateurs qui fixent eux-mêmes une part notable de leur temps de travail peuvent convenir d'une saisie simplifiée, dans laquelle seule la durée du travail quotidienne est enregistrée (art. 73b OLT 1). Une renonciation complète, souvent appelée horaire de confiance, n'est admise qu'à des conditions strictes, notamment une convention collective de travail et un revenu annuel supérieur à 120 000 francs (art. 73a OLT 1). Nous détaillons ces règles dans notre guide sur la saisie simplifiée.

Durée de conservation : 5 ans

Selon l'article 73, alinéa 2, OLT 1, les registres et documents relatifs au temps de travail doivent être conservés pendant au moins cinq ans après l'expiration de leur validité. L'inspection cantonale du travail peut les consulter lors d'un contrôle. Les données doivent donc rester complètes, lisibles et faciles à retrouver pendant toute cette période, même longtemps après le départ d'un collaborateur.

Durée maximale, travail supplémentaire et heures supplémentaires

La saisie du temps sert avant tout à prouver le respect des limites de la loi sur le travail. On confond souvent heures supplémentaires et travail supplémentaire :

• La durée maximale de la semaine de travail est de 45 heures pour les travailleurs des entreprises industrielles, le personnel de bureau, le personnel technique et les autres employés, ainsi que le personnel de vente des grandes entreprises du commerce de détail. Elle est de 50 heures pour tous les autres travailleurs (art. 9 LTr).
• Les heures supplémentaires dépassent la durée de travail convenue dans le contrat, jusqu'à la durée maximale légale. Elles sont régies par le Code des obligations (art. 321c CO) et sont compensées par un congé ou payées avec un supplément de 25 pour cent, sauf accord écrit contraire.
• Le travail supplémentaire dépasse la durée maximale légale. Il est limité à 2 heures par jour et à 170 heures par an pour une durée maximale de 45 heures, ou à 140 heures par an pour une durée maximale de 50 heures (art. 12 LTr).
• Pour le travail supplémentaire, l'employeur doit un supplément de salaire d'au moins 25 pour cent, à moins qu'il ne soit compensé par un congé avec l'accord du collaborateur. Pour le personnel de bureau, le personnel technique et les autres employés, le supplément n'est dû qu'au-delà de 60 heures de travail supplémentaire par année civile (art. 13 LTr).

Pauses, repos, travail de nuit et du dimanche

Les pauses et les temps de repos ne peuvent eux aussi être prouvés qu'avec une saisie du temps rigoureuse. Les règles principales :

• Les pauses sont obligatoires : au moins 15 minutes pour plus de 5 heures et demie de travail, 30 minutes pour plus de 7 heures et 1 heure pour plus de 9 heures (art. 15 LTr).
• Si les collaborateurs ne peuvent pas quitter leur poste pendant la pause, celle-ci compte comme temps de travail.
• Le repos quotidien est d'au moins 11 heures consécutives (art. 15a LTr).
• Le travail de jour et du soir se situe entre 6 heures et 23 heures. Le travail de nuit, entre 23 heures et 6 heures, ainsi que le travail du dimanche sont en principe interdits et nécessitent une autorisation (art. 10, 16 ss et 18 ss LTr).

L'employeur peut-il corriger la saisie du temps ?

Les erreurs arrivent, par exemple un départ oublié. Les erreurs manifestes peuvent être corrigées, mais de manière transparente : avec une justification, une trace de la modification et, idéalement, la confirmation de la personne concernée. Si des heures sont réduites après coup pour faire disparaître des heures supplémentaires ou du travail supplémentaire, les documents ne sont plus exacts, ce que l'obligation de saisie vise justement à empêcher. Les collaborateurs devraient donc pouvoir consulter leurs heures saisies à tout moment.

Temps de travail annualisé, horaire variable et télétravail

Les modèles flexibles sont autorisés, mais ne dispensent pas de la saisie. Avec le temps de travail annualisé et l'horaire variable, la durée du travail est saisie comme avec un horaire fixe, seule la compensation se fait sur une période plus longue. Les durées maximales, les pauses et les temps de repos continuent de s'appliquer. En télétravail aussi, le temps de travail doit être saisi, le plus simplement de manière numérique sur le téléphone ou dans le navigateur.

Les risques sans saisie du temps

L'inspection cantonale du travail peut effectuer des contrôles et demander à l'entreprise de fournir les documents manquants ou incomplets. Quiconque enfreint les prescriptions sur la durée du travail et du repos peut être puni selon les dispositions pénales de la loi sur le travail (art. 59 ss LTr), et sans saisie du temps, il est difficile de prouver que ces prescriptions ont été respectées. En cas de litige sur les heures supplémentaires, l'absence de saisie peut en outre jouer contre l'employeur, car les tribunaux peuvent alors faciliter la preuve pour les collaborateurs.

Papier, Excel ou application ?

La loi ne prescrit aucune forme particulière. Les feuilles d'heures sur papier et les listes Excel sont admises, tant qu'elles sont complètes et permettent un contrôle. En pratique, elles sont toutefois sources d'erreurs : les heures sont reportées de mémoire, des pauses manquent et les soldes doivent être calculés à la main. Une saisie du temps numérique comme Zytbox enregistre le début, la fin et les pauses au moment du pointage, calcule les soldes automatiquement et conserve les données de manière ordonnée.

Comment Zytbox aide au respect des règles

Zytbox est conçu pour ces règles suisses, de sorte que leur respect devienne la norme et ne représente aucun travail supplémentaire.

• Il saisit le début, la fin et les pauses de chaque journée de travail et additionne automatiquement les heures journalières et hebdomadaires.
• Il prend en charge la saisie ordinaire et la saisie simplifiée, afin que vous puissiez choisir le modèle par équipe.
• Il conserve vos données pendant la durée légale de conservation et les tient prêtes pour un contrôle.
• Il signale rapidement le travail supplémentaire et les problèmes liés aux temps de repos, avant qu'ils ne deviennent des infractions.
• Chaque modification d'une saisie est consignée.

Ceci n'est pas un conseil juridique

Ce guide donne un aperçu clair et ne remplace pas un conseil juridique individuel. Pour des indications contraignantes, veuillez vous référer aux textes officiels de la loi sur le travail (LTr) et de l'ordonnance 1 (OLT 1), ou adressez-vous à votre inspection cantonale du travail ou au Secrétariat d'État à l'économie (SECO).