Registrazione dell'orario di lavoro in Svizzera: obblighi, legge e regole

La registrazione dell'orario di lavoro è obbligatoria in Svizzera?

Sì. L'articolo 46 LL obbliga ogni datore di lavoro a tenere elenchi e documenti con le indicazioni necessarie all'esecuzione della legge. L'articolo 73 OLL 1 stabilisce quali sono queste indicazioni, tra cui la durata del lavoro prestato. L'obbligo vale indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, quindi anche per le PMI con pochi collaboratori. Vale inoltre per il personale a tempo parziale, per il telelavoro e per modelli come l'orario flessibile o l'orario annuo. Il rispetto è controllato dall'ispettorato cantonale del lavoro.

Chi è esentato dall'obbligo di registrazione

L'obbligo vale per tutti i collaboratori sottoposti alla Legge sul lavoro. Sono esentati solo determinate aziende e categorie di persone, tra cui:

• I lavoratori che esercitano una funzione dirigenziale elevata, con un reale potere decisionale su questioni importanti dell'azienda (art. 3 lett. d LL). Un titolo di quadro da solo non basta.
• Le persone che svolgono un'attività scientifica o un'attività artistica indipendente (art. 3 lett. d LL).
• Le amministrazioni federali, cantonali e comunali, le aziende agricole e le economie domestiche private (art. 2 LL), alcune delle quali seguono regole proprie.
• Le aziende familiari in cui lavorano solo il coniuge e i parenti stretti del titolare (art. 4 LL).
• I lavoratori indipendenti e i freelance, perché non sono dipendenti. Registrare le ore è comunque utile, ad esempio per la fatturazione.

Cosa deve contenere una registrazione completa

In caso di registrazione sistematica secondo l'articolo 73 OLL 1, i documenti devono essere talmente completi da rendere possibile un controllo. In pratica ne devono risultare le seguenti indicazioni:

• Dati personali dei collaboratori, tipo di occupazione nonché data di entrata e di uscita.
• Inizio e fine di ogni fase di lavoro nonché delle pause di mezz'ora e oltre.
• La durata del lavoro prestata giornalmente e settimanalmente, incluso il lavoro straordinario e il lavoro di compensazione.
• I giorni di riposo concessi ed eventuali giorni di riposo compensativi.
• I supplementi salariali o di tempo dovuti per legge, ad esempio per il lavoro notturno o domenicale.

Tre modelli: completa, semplificata o rinuncia

La legge conosce tre forme. La regola è la registrazione completa e sistematica secondo l'articolo 73 OLL 1. Chi può determinare autonomamente una parte considerevole del proprio orario di lavoro può concordare una registrazione semplificata, in cui viene rilevata solo la durata del lavoro giornaliera (art. 73b OLL 1). Una rinuncia completa, spesso chiamata orario di fiducia, è ammessa solo a condizioni severe, tra cui un contratto collettivo di lavoro e un reddito annuo superiore a 120 000 franchi (art. 73a OLL 1). Spieghiamo i dettagli nella nostra guida alla registrazione semplificata.

Durata di conservazione: 5 anni

Secondo l'articolo 73 capoverso 2 OLL 1, gli elenchi e i documenti relativi all'orario di lavoro devono essere conservati per almeno cinque anni dalla scadenza della loro validità. L'ispettorato cantonale del lavoro può consultarli in occasione di un controllo. I dati devono quindi restare completi, leggibili e reperibili per tutto il periodo, anche quando un collaboratore ha lasciato l'azienda da tempo.

Durata massima, lavoro straordinario e ore supplementari

La registrazione serve soprattutto a comprovare il rispetto dei limiti della Legge sul lavoro. Spesso si confondono ore supplementari e lavoro straordinario:

• La durata massima settimanale del lavoro è di 45 ore per i lavoratori delle aziende industriali, il personale d'ufficio, il personale tecnico e gli altri impiegati, nonché per il personale di vendita delle grandi aziende del commercio al dettaglio. Per tutti gli altri lavoratori è di 50 ore (art. 9 LL).
• Le ore supplementari superano l'orario di lavoro previsto dal contratto, fino alla durata massima legale. Sono disciplinate dal Codice delle obbligazioni (art. 321c CO) e vengono compensate con tempo libero o pagate con un supplemento del 25 per cento, salvo diverso accordo scritto.
• Il lavoro straordinario supera la durata massima legale. È limitato a 2 ore al giorno e a 170 ore all'anno con una durata massima di 45 ore, oppure a 140 ore all'anno con una durata massima di 50 ore (art. 12 LL).
• Per il lavoro straordinario il datore di lavoro deve un supplemento salariale di almeno il 25 per cento, a meno che non venga compensato con tempo libero con il consenso del collaboratore. Per il personale d'ufficio, il personale tecnico e gli altri impiegati il supplemento è dovuto solo oltre le 60 ore di lavoro straordinario per anno civile (art. 13 LL).

Pause, riposo, lavoro notturno e domenicale

Anche pause e tempi di riposo si possono comprovare solo con una registrazione accurata. Le regole principali:

• Le pause sono obbligatorie: almeno 15 minuti oltre le 5,5 ore di lavoro, 30 minuti oltre le 7 ore e 1 ora oltre le 9 ore (art. 15 LL).
• Se durante la pausa i collaboratori non possono lasciare il posto di lavoro, la pausa conta come tempo di lavoro.
• Il riposo giornaliero è di almeno 11 ore consecutive (art. 15a LL).
• Il lavoro diurno e serale si svolge tra le 6 e le 23. Il lavoro notturno tra le 23 e le 6 e il lavoro domenicale sono in linea di principio vietati e richiedono un permesso (art. 10, 16 segg. e 18 segg. LL).

Il datore di lavoro può correggere la registrazione?

Gli errori capitano, ad esempio un'uscita dimenticata. Gli errori evidenti possono essere corretti, ma in modo trasparente: con una motivazione, con una traccia della modifica e idealmente con la conferma della persona interessata. Se le ore vengono ridotte a posteriori per far sparire ore supplementari o lavoro straordinario, i documenti non sono più corretti, ed è proprio ciò che l'obbligo di registrazione vuole impedire. I collaboratori dovrebbero quindi poter consultare in ogni momento le ore registrate.

Orario annuo, orario flessibile e telelavoro

I modelli flessibili sono ammessi, ma non esonerano dalla registrazione. Con l'orario annuo e l'orario flessibile la durata del lavoro viene registrata come con un orario fisso, cambia solo il periodo di compensazione, che è più lungo. Durate massime, pause e tempi di riposo continuano a valere. Anche in telelavoro l'orario deve essere registrato, nel modo più semplice in digitale con il telefono o nel browser.

Cosa si rischia senza registrazione

L'ispettorato cantonale del lavoro può effettuare controlli e chiedere all'azienda di fornire documenti mancanti o incompleti. Chi viola le prescrizioni sulla durata del lavoro e del riposo può essere punito secondo le disposizioni penali della Legge sul lavoro (art. 59 segg. LL), e senza registrazione è difficile provare che queste prescrizioni sono state rispettate. In una controversia sulle ore supplementari, la mancanza di registrazione può inoltre andare a sfavore del datore di lavoro, perché i tribunali possono allora agevolare la prova per i collaboratori.

Carta, Excel o app?

La legge non prescrive una forma particolare. I fogli ore cartacei e le tabelle Excel sono ammessi, purché siano completi e permettano un controllo. Nella pratica però sono soggetti a errori: le ore vengono inserite a memoria, le pause mancano e i saldi vanno calcolati a mano. Una registrazione digitale come Zytbox rileva inizio, fine e pause al momento della timbratura, calcola i saldi automaticamente e conserva i dati in modo ordinato.

Come Zytbox aiuta a rispettare le norme

Zytbox è concepito attorno a queste regole svizzere, così che il rispetto delle norme diventi la normalità e non comporti lavoro aggiuntivo.

• Rileva inizio, fine e pause di ogni giornata lavorativa e somma automaticamente le ore giornaliere e settimanali.
• Supporta la registrazione completa e quella semplificata, così potete scegliere il modello per ogni team.
• Conserva i vostri dati per l'intera durata legale di conservazione e li tiene pronti per un controllo.
• Segnala tempestivamente il lavoro straordinario e i problemi relativi ai tempi di riposo, prima che diventino violazioni.
• Ogni modifica a una registrazione viene protocollata.

Questa non è una consulenza legale

Questa guida offre una panoramica comprensibile e non sostituisce una consulenza legale individuale. Per indicazioni vincolanti consultate i testi ufficiali della Legge sul lavoro (LL) e dell'Ordinanza 1 (OLL 1), oppure rivolgetevi al vostro ispettorato cantonale del lavoro o alla Segreteria di Stato dell'economia (SECO).